Gouvernance des renseignements personnels

Personne responsable

La protection des renseignements personnels relève de : Responsable de la protection des renseignements personnels ((à préciser)).

Cette personne approuve ces règles, veille à leur respect, traite les demandes d'accès et les plaintes, et tient le registre des incidents.

Qui a accès à vos renseignements

• Seules les personnes de notre équipe qui en ont besoin pour leur travail, avec une double vérification à chaque connexion.
• Nos fournisseurs, seulement pour la tâche qui leur est confiée. Notre règle : aucun fournisseur ne reçoit de renseignements avant la signature d'une entente écrite qui l'oblige à les protéger et à ne pas les garder plus longtemps que nécessaire.
• Chaque action importante de notre équipe est inscrite dans un journal.

Recueillir le moins possible

• Aucun texte libre n'est envoyé à l'intelligence artificielle : seulement vos photos et vos choix.
• Nous ne gardons jamais votre adresse IP en clair, seulement une empreinte chiffrée.
• Nous ne calculons ni ne gardons aucune empreinte de visage.
• Les métadonnées de vos photos (lieu, appareil) sont retirées dès leur arrivée.
• Le paiement est traité par Stripe : nous ne voyons jamais votre numéro de carte.

Conservation et destruction

• Projet sans commande : 30 jours après sa création.
• Photos et portraits non choisis d'un projet commandé : 30 jours après la livraison.
• Portrait commandé et fichier d'impression : 365 jours après la livraison.
• Commandes, factures et contrats : 6 ans (lois fiscales).
• Empreinte chiffrée de connexion : 90 jours.
• Liens personnels, codes de vérification et sessions : dès leur expiration.
• Fichiers téléversés mais jamais confirmés : après 1 heure.
• Registre des incidents de confidentialité : 5 ans.
• Preuve des consentements et des désabonnements, et liste des courriels envoyés : 3 ans après le dernier courriel qu'ils concernent, sous une empreinte chiffrée de l'adresse une fois le dossier du client supprimé.

Une tâche automatique applique ce calendrier chaque nuit. Nous demandons aussi à notre fournisseur d'intelligence artificielle de supprimer ses copies, et nous le lui redemandons le lendemain par précaution.

Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Avant de mettre en service un système qui traite des renseignements personnels, et avant de communiquer des renseignements à l'extérieur du Québec, nous évaluons les risques pour votre vie privée. Nous tenons un registre de nos fournisseurs, avec l'état de chaque évaluation et de chaque entente écrite.

Incidents de confidentialité

Tout incident est inscrit dans un registre qui contient les éléments exigés par la loi : les renseignements visés, les circonstances, les dates, le nombre de personnes touchées, l'évaluation du risque, les avis transmis et les mesures prises. Ce registre est conservé 5 ans.

Si un incident présente un risque de préjudice sérieux, nous avisons rapidement la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées.

Demandes d'accès, de correction et de suppression

Vous pouvez obtenir une copie de vos renseignements, les faire corriger ou les faire supprimer, gratuitement. Nous répondons par écrit dans les 30 jours. Pour protéger vos renseignements, nous vérifions d'abord que la demande vient de vous, par un lien envoyé à votre adresse courriel.

Traitement des plaintes

• Écrivez à (à préciser) ou appelez-nous au (à préciser).
• Nous confirmons la réception de votre plainte et l'examinons avec vous.
• Nous vous répondons par écrit dans les 30 jours.
• Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez vous adresser à la Commission d'accès à l'information du Québec (cai.gouv.qc.ca).

Sensibilisation

Toute personne de notre équipe qui a accès à des renseignements personnels est informée de ces règles et s'engage à les respecter.

Révision

Ces règles sont révisées au moins une fois par année, et chaque fois que nos activités changent. La personne responsable de la protection des renseignements personnels approuve chaque version.